Собираю "рыбку"! :-) Буду весьма признателен за помощь.

Собираю "рыбку"! :-) Буду весьма признателен за помощь. Gangel0 14/05/2010 00:49 #

Уважаемые друзья, чтобы лишний раз не отвлекать Dervish'а от его работы, т.к. я думаю, тут все в ожидании выхода нового билда программки, обращаюсь к Вам за помощью. Разрабатываю «рыбу» для ведения оперативного и управленческого учета в общественной организации - www.socialfund.kz Возможно, получиться привязать к этому делу бюджет. Буду весьма благодарен за поддержку.

Для начала я опишу входные данные, после задачи и моменты, которые не знаю как решить.
Если будет необходима дополнительная информация или чего-то будет не хватать или непонятно – задавайте вопросы.

Сразу внесу ясность – фонд действующий, данные и цифры настоящие.
Если будет такая возможность и необходимость – выложу БД, которая сформируется для теста. Всю ответственность за разглашение информации фонда беру на себя.
Предлагаю всё делать пошагово.
ЗАДАЧА стоит ОДНА: оперативно видеть текущую ситуацию, формировать отчеты, делать срезы.
Если получиться с бюджетом – видеть, куда необходимо двигаться.

Вводная:
Организация занимается реализацией благотворительных и общественно-значимых проектов, как следствие, имеет:

+ безналичные средства (текущие счета)
- Банк №1
-- KZT
-- USD
-- ERO
-- RUB
- Банк №2
-- KZT
-- USD
-- ERO
-- RUB
+ наличные средства
- Касса (KZT)

!? Вопрос:
1. Как можно создать счета, чтоб можно было видеть как в вышеуказанном разрезе, так и в объединенном по валютам?
2. Объединенным по валютам в разрезе нал и безнал?
3. Каким образом можно ввести входящий остаток на счет?

Т.к. все средства пожертвованные тем или иным способом имеют свое назначение, а если не имеют, то идут на уставные цели ( на усмотрение фонда), то…
Вход и выход имеет признак целевого назначения:
- Фонд
-- Общее собрание учредителей
-- Попечительский совет
-- Правление фонда
-- Бухгалтерия
-- Ревизионная комиссия
- Проекты
-- Проект №1
-- Проект №2
- Акции
-- Акция №1
-- Акция №2

!? Вопрос:
4. Где и как этот признак можно завести?

Счета Gangel0 14/05/2010 01:58 #

Вообщем решил, что для начала необходимо:
1. Делать все пошагово
2. Разделить каждый момент отдельной подтемкой

+ безналичные средства (текущие счета)
- Банк №1
-- KZT
-- USD
-- ERO
-- RUB
- Банк №2
-- KZT
-- USD
-- ERO
-- RUB
+ наличные средства
- Касса (KZT)

Получилось так:

Ну и как следствие четыре валюты:

Вопрос 1.1. Gangel0 16/08/2010 16:38 #

1.1. Как можно создать счета, чтоб можно было видеть остатки в объединенном по валютам?
/по каждому счету в отдельности видно из основного списка/

"Пересчитать остатки в валюте:" (-) Amundsen 16/08/2010 16:59 #

непонял!? (-) Gangel0 16/08/2010 17:08 #

В закладке "Счета" Amundsen 16/08/2010 17:15 #

сверху, под выбором дат, находтся комбобокс "Пересчитать остатки в валюте". Выберите в нем нужную вам валюту и увидите остатки по груповым счетам.

Спасибо, нашел. (-) Gangel0 16/08/2010 17:18 #

Целевое назначение платежей (по сути проекты) Gangel0 14/05/2010 02:01 #

Т.к. все средства пожертвованные тем или иным способом имеют свое назначение, а если не имеют, то идут на уставные цели ( на усмотрение фонда), то…

Вход и выход имеет признак целевого назначения:
- Фонд
-- Общее собрание учредителей
-- Попечительский совет
-- Правление фонда
-- Бухгалтерия
-- Ревизионная комиссия
- Проекты
-- Проект №1
-- Проект №2
- Акции
-- Акция №1
-- Акция №2

Получилось вот так:

Переводы между проектами Gangel0 14/05/2010 02:31 #

!? Вопрос:
Каким образом можно проводить переводы конкретных сумм с одного проекта на другой? Возможно ли это вообще?

Например:
При реализации Акции "Сделай вклад в детские руки!" - принимается пожертвование в размере 10 000 тг. Из них 7 000 тг. кладется на персональный депозитный счет ребенка, а 3 000 тг. переводится в Социальный проект "Фотонастия" (это прямые зартаты по акции на каждые 10 000 тг.).

Деньги переводятся... philin35 07/07/2010 15:55 #

между счетами. Проекты это аналитическая составляющая которая отображается в отчетах.

Хорошо... Gangel0 16/08/2010 16:46 #

...деньги переводятся между счетами - это понятно.
Как вариант - переводы могут быть только к валюте KZT между счетами двух банков и кассы. С этим всё более менее понятно.
С разно-валютных счетов так же более или менее всё ясно - там курс вступает в игру и коммисионные банка.

Вопрос 2.1. Переводы между проектами (внутренние переводы) Gangel0 16/08/2010 16:57 #

По проектам вопрос остался открытым.

К примеру:
Благотворитель пожертвовал 100 000 KZT.
Целевое назначение - фонд, т.е. использование средств на усмотрение Правление фонда.

Факт №1.
100 000 KZT поступило на счет и проводка совершена с признаком "фонд".

Решение Правления фонда:
10 000 KZT - направить на нужды фонда (признак фонд).
70 000 KZT - направить в Социальный проект "Фотонастия" (Алм.Обл.детдом №1)
20 000 KZT - направить в Социальный проект "Фотонастия" (Спец.Орг.Образования)

По сути - это внутреннее перераспределение ресурсов.
Но как это сделать в программе(?), чтоб можно было видеть и изменения в остатках проектов.

p.s. Обратная операция может имет так же место в работе, когда по каким-либо причинам средства изымаются из проекта и перераспределяются.

вот так... philin35 01/09/2010 11:57 #

вы хотите слить в одну кучу бюджетирование и учет. когда вы направляете на проект "Фотонастия" средства, это процедура бюджетирования, а когда вы тратите средства, это процедура учета. Для бюджетирования в программе есть соответствующий инструментарий. Составляйте бюджет под ваши фонды/проекты и тратьте средства в соответствии с бюджетом. Если бы вы говорили об учете личных финансов, то вопросов нет - можно делать как угодно, лишь бы работало, но тут я так понимаю речь идет о работе - советую делать по науке.

А как вы выстроили счета в дерево? Александр2 02/08/2010 12:37 #

Подскажите пожалуйста, а как вы выстроили счета в дерево? У меня в программе так выстраиваются все классификаторы и бюджет, но только не счета... Может надо включить какую-нибудь из настроек, чтобы счета выстраивались в дерево как у вас???

Из меню "Файл"... Dervish 02/08/2010 15:40 #

...выбираете пункт "Настройки базы данных...", появится диалог настроек. Там нужно выключить галочку "Одноуровневый список счетов".

А там ещё и бюджетная дата есть! Александр2 03/08/2010 21:01 #

Это очень приятная находка, которой мне давно не хватало на AceMoney! Спасибо огромное!!!!!

Там если покопаться,... Dervish 03/08/2010 22:19 #

...еще много чего найти можно.

Многоуровневый список счетов Евгений ALA 31/08/2010 12:32 #

Да, конечно.
В Настройках базы данных отключить Одноуровневый список счетов.

Вопрос 2.2. Чьи деньги и куда они ушли? Gangel0 16/08/2010 17:12 #

2.2.1. Как поставить признак деньгам - чьи они?
2.2.2. Как увидеть в какой чьи деньги пришли и в каких суммах?
2.2.3. Как увидеть куда (либо на какие статьи) чьи деньги ушли и в каких суммах?

Деньги не имеют признаков Amundsen 16/08/2010 17:27 #

2.2.1 Принадлежность денег определяется принадлежностью счетов, на кот. они находятся.
2.2.2 Из параметров и аналитики операции прихода
2.2.3 Из параметров и аналитики операции расхода

Все ваши вопросы в основном касаются остатков, находящихся в вашем управлении. Для учета остатков используются счета, управление устатками осуществляется через структуру счетов. В вашем случае, под каждый проект вам имеет смысл сделать свой счет.

Немного не так Gangel0 16/08/2010 17:44 #

Все ваши вопросы в основном касаются остатков, находящихся в вашем управлении.

Немного не так - в части финансовых ресурсов фонд схож с финансовыми организациями, управляющими денежными средствами (банки, инвест. и паевые фонды и т.д.). Т.е. фонд работает не с остатками, а с денежным потоком.

Каждые деньги имею как минимум два признака:
1. Чьи это деньги (т.е. от кого они конкретно поступили)
2. Назначение средств (т.е. признак их освоения)
Если первый признак остается неизменным до освоения последней копейки, то второй признак имеет возможность изменятся.

Для учета остатков используются счета, управление устатками осуществляется через структуру счетов.

Понятно.

В вашем случае, под каждый проект вам имеет смысл сделать свой счет.

Насколько я понимаю, в этом случае потеряется целостность текущей картины по счетам в банках и кассе?

И все же я настаиваю :) Amundsen 16/08/2010 18:00 #

Я говорил об остатках, находящихся в вашем управлении, но не собственности.

Каждые деньги имею как минимум два признака:

Да не деньги имеют признаки, признаки имеют счета на кот. они находятся и операции, которые их перемещают.

Насколько я понимаю, в этом случае потеряется целостность текущей картины по счетам в банках и кассе?

Это не так. Но вам придется продумать более сложную чем есть структуру счетов, а также более сложные варианты движения средств между ними. К сожалению, сейчас в программе нет возможностей для групповых операций и соотв. шаблонов, поэтому вам также придется писать регламент, описывающий набор проводок для ваших транзакций.

более сложные варианты движения средств Gangel0 16/08/2010 18:14 #

Это не так. Но вам придется продумать более сложную чем есть структуру счетов, а также более сложные варианты движения средств между ними.

За последние 6 месяцев у меня не появилось идея как это урегулировать, поэтому я и спрашиваю - может кто сталкивался с подобной задачкой.

p.s. Хотя не так много этому вопросу уделял времени.

Если решать задачу "в лоб" Amundsen 16/08/2010 18:24 #

то можно создать две большие группы счетов: группу с расчетными счетами вашего фонда и группу со счетами проектов и контрагентов. Каждое движение отражается в обеих группах соотв. двумя операциями.
Это не лучшее решение, но ведь надо с чего-то начинать?

двойной учет - двойной контроль Gangel0 17/08/2010 07:36 #

с учетом человеческого фактора - однозначно приведет к ошибкам.
сам к примеру точно не смогу запомнить, что провел, а что нет, если много будет проводок в течении 15-30 минут.

но простые методы требуют отказа от хотелок Amundsen 17/08/2010 12:37 #

Вы хотите простой и надежный учет? Пожалуйста: приход на расчетные счета с аналитикой "Спонсор", расход с аналитикой "Проект".

под каждый проект сделать свой счет Gangel0 16/08/2010 17:48 #

под каждый проект вам имеет смысл сделать свой счет

Проектов может быть бесконечное множество - закрывать и открывать счета (иногда до 3 валют) может быть весьма хлопотно.

Но вы же хотите перебрасывать средства между проектами? Amundsen 16/08/2010 18:04 #

со счетами ИМХО это будет сделать наиболее просто.

Совершенно верно Gangel0 16/08/2010 18:09 #

и я согласен с Вами, что это наиболее простое и эффективное решение для проектов, но это только если рассматривая в одной плоскости, через проекты.

Альтернатива Amundsen 16/08/2010 18:15 #

можно перебрасывать средсва между проектами расходом-приходом, в.т.ч по одному счету, указывая направление классификатором (проекты). Но этот путь мне кажется очень сомнительным.

весьма сомнительно - факт.баланс не будет биться (-) Gangel0 16/08/2010 18:22 #

как раз с балансом будет все в порядке (при отсутствии ошибок) (-) Amundsen 16/08/2010 18:26 #

конечно Gangel0 17/08/2010 07:30 #

А человеческий фактор куда-нибудь сам денется!? :-)

Вот если два чеовека вести будут, или временно второму вести понадобиться - что с этим делать?

А я сразу назвал этот метод сомнительным :) (-) Amundsen 17/08/2010 12:32 #

вот вот... philin35 01/09/2010 12:40 #

поэтому яйца отдельно от камней. бюджетирование проектов - в бюджетах. учет операций - по счетам.

Агенты Gangel0 14/05/2010 02:25 #

Вот немного запутался, что в данном случае под собой подразумевает термин "Агенты" и каково назначение данного классификатора?

Если рассматривать с точки зрения контрагента/бенефициара, то тогда это список выглядит примерно следующим образом (как пример, привожу только часть - в голове еще не сформировалось):

- Юр.лица
-- АО
-- ТОО
-- и т.д.
- ИП (индивидуальный предприниматель)
- Физ.лица

или классифицировать их каким-нибудь другим способом?

!? Вопрос:
1. И в каждый подраздел вводить наименование организайии/человека. Например:
- Юр.лица
-- АО
-- ТОО
--- ТОО "ИнтелСофт"

2. У кого есть опыт? или есть идеи!? Поделитесь.

p.s. Информация сама по себе важная, т.к. можно увидеть пропорции по объемам пожертвований с разных секторов.

Опыт такой... philin35 07/07/2010 16:11 #

для семейного бюджета использую два класификатора имеющие к этому отношения - у кого покупаю (магазины, кафе) и на кого трачу (члены семьи). В бизнесе есть стандартные подходы для сделок по купле-продаже (3 внешних агента Заказчик-Получатель счета-Получатель товара и 2 внутренних агента - кто продает клиенту и кто закупает на стороне то что продается). Для благотворительности надо вам смотреть аналоги учета.

Вопрос 3.1. Контрагенты Gangel0 16/08/2010 17:14 #

3.1. Существует ли возможность создать контрагентов и потом по ним вести сортировку, просмотр средств и проводить другие различные операции.

отчеты... philin35 01/09/2010 12:37 #

дадут то что вам нужно в разрезе классификаторов по операциям. скажите какая конкретно нужна аналитика и я подскажу какой отчет лучше брать. также вы можете перегруппировать контрагентов в любой момент - используя древовидную структуру.

Совет... philin35 07/07/2010 16:17 #

При проектировании базы имейте в виду существенное ограничение программы на построение отчетов с точки зрения выбора классификаторов - в частности нельзя указать "все кроме таких-то" можно только либо все либо один конкретный - в отличе от счетов где такого ограничения нет. Отсюда ваше желание подстроить все под план счетов. Лучше заранее планируйте смотреть некоторые отчеты в итоговых таблицах экселя.

Спасибо за совет... Gangel0 16/08/2010 17:07 #

Это я понимаю. В настоящий момент всё на стадии планирования БД и логики, т.к. есть еще задачи, которые мне не до конца понятно, как решить.

Основная цель конечно видеть текущий (или временной) срез.
Наклыдывая оперативный отчет (факт) на бюджет (план) принимать решение.

Спасибо за совет... Gangel0 16/08/2010 17:07 #

Бюджет Gangel0 16/08/2010 17:25 #

Что это за зверь и как его приводить в порядок?
Есть примеры? Можно посмотреть?

Вопрос 4.1. Gangel0 16/08/2010 17:32 #

У проекта на летний период (3 месяца) есть постатейный бюджет (план). К примеру 20 статей с разными суммами в каждом месяце.
Фактическое освоение средств отличается от плана.

Как сформировать бюджетные статьи на этот период?

Это есть компонент системы управления потока ваших средств. Amundsen 16/08/2010 17:37 #

В бюджете вы создаете Разделы бюджета (папки), в них размещаете Статьи бюджета (Серии данных). Для Статей/Разделов вы задаете плановые значения объема средств, проходящих через них за выбранный вами период, в процессе программа будет показывать вам фактические объемы. На основании анализа план-факта вы сможете принимать управленческие решения.

Форум Собираю "рыбку"! :-) Буду весьма признателен за помощь.