В Аксессе есть например SnapShot - он не редактируем и в этом его плюс. Он доступен для просмотра всем, кому не лень и в этом его минус...
Если мы выводим во внешний файл документ, мы должны быть уверены, что даже если он будет отредактирован - мы всегда сможем сравнить его с оригиналом и отметить изменения, для этого нужно хранить в БД его образ (шаблон запроса и исходные-неизменяемые данные по нему в отдельной таблице).
На работе, для того чтобы передать документ в другой офис (елец или кроаснодар) я никогда не отправляю его как офисный файл - я отправляю его на печать на их принтер (у нас локалка на всю Россию). ИМХО это конечно частный случай, но невозможность получить редактируемый "ДОКУМЕНТ" - ИМХО - не минус. В этом свете экспорт в Ворд - не актуален.