В этой статье описываются классификаторы AbilityCash и их использование для получения суммарных итогов по операциям. По прочтении этой статьи вы сможете изменить свой учет для того, чтобы получить больший эффект от работы с AbilityCash.
Статьи доходов и расходов в том или ином виде присутствуют практически в любой программе для учета личных финансов. Вводя в программу операцию, вы имеете возможность указать не только сумму прихода (или расхода) этой операции, но и ее смысл. Например, для операции расхода можно указать, что этот расход является оплатой за пользование интернетом. Или это был расход на покупку продуктов питания. Или, покупка туристической путевки.
После того, как всем операциям были назначены статьи, можно посмотреть отчеты, например, за месяц и увидеть, что в текущем месяце на транспорт ушло куда больше денег, чем обычно, а вот на питании сэкономили.
Описанная возможность присутствует и в AbilityCash. Если в AbilityCash создать новый файл, в нем уже будет содержаться два пустых дерева, одно для статей доходов, второе - для статей расходов:
В это дерево можно легко добавить нужные нам статьи:
Эти статьи могут быть назначены операциям:
В результате операции можно выбирать по введенной статье:
И можно построить круговую диаграмму, которая будет показывать структуру доходов и расходов:
Как уже говорилось, эти возможности есть в том или ином виде в любой учетной программе. Работа со статьями позволяет проводить начальный анализ данных. Однако, AbilityCash умеет куда больше, чем в приведенном выше примере.
Допустим, вы решили проводить очень детальный учет расходов по принадлежащей вам автомашине и составили вот такое дерево расходных статей:
Такое дерево будет служить вам верой и правдой очень и очень долго... до тех пор, пока вы не решите приобрести автомашину для супруги.
И вот тут возникает вопрос: а как именно вести учет дальше? Сваливать расходы по обеим автомашинам в одну кучу? Но хотелось бы получать отчеты, в том числе и по каждому автомобилю в отдельности. Продублировать дерево для второй автомашины? Это приведет к большому и бессмысленному росту дерева. А еще, будет непонятно, как именно посчитать, например, суммарный расход на бензин для двух автомобилей.
AbilityCash предлагает другое решение: создать новый классификатор. Если пойти таким путем, то мы сможем, не дублируя никакие пункты в дереве статей, получать информацию как по любому из двух автомобилей в отдельности, так и суммарно по обоим автомобилям.
Чтобы понять, как это делается, давайте по шагам пройдем процесс создания нового классификатора:
В меню «Просмотр» кликаем пункт «Страницы...». На экране появляется диалог выбора показываемых закладок:
В этом диалоге ставим галочку на строчке «Классификаторы» и нажимаем «ОК». После закрытия диалога появляется новая закладка "Классификаторы". Переходим на эту закладку.
Выбираем из меню «Действия» пункт «Добавить». На экране появляется окно для добавления нового классификатора. Вводим названия как на картинке и нажимаем «ОК».
Видим, что появилась новая закладка «Агенты». Переходим на нее и создаем дерево агентов:
Теперь, чтобы посмотреть обещанные отчеты по разным автомобилям можно перейти на закладку отчетов и получить нужную информацию. Вот так будет выглядеть отчет по расходам на мой автомобиль:
А вот так будет выглядеть отчет по расходам на автомобиль супруги:
Ну и суммарный отчет по двум автомобилям:
А еще можно сделать разбивку по двум авто:
На самом деле, можно не останавливаться на двух классификаторах. У AbilityCash нет ограничений на количество классификаторов. Кто-то может посчитать, что ему достаточно одного классификатора «Статьи». Кто-то воспользуется идеей добавить классификатор «Агенты» и проводить учет не только по видам операций, но и по лицам, к которым данные операции относились.
В некоторых случаях, если пользователь AbilityCash занимается какими-нибудь дополнительными проектами, помимо основной работы (например, по вечерам выполняет платные переводы с иностранных языков), возможно, будет целесообразно добавить еще один классификатор «Проекты», при помощи которого указывать, к какому именно виду деятельности относится данная операция.
Теперь, когда мы рассмотрели, как работают классификаторы, следует немного подробнее остановиться на назначении полей режимов работы в диалоге создания нового классификатора:
Если в поле «Разделять по виду операции» не стоит галочка, классификатор будет создан с одним единственным деревом. В этом случае каждая категория (значение классификатора, например «\Агенты\Я») может быть назначена как операции прихода, так и операции расхода. Если же в этом поле будет поставлена галочка, AbilityCash создаст отдельные деревья для операций прихода и расхода. И, соответственно, операции расхода нельзя будет назначить приходную категорию.
Если в поле «Использовать в переводах» не стоит галочка, категории из создаваемого классификатора нельзя будет назначать на операции перевода. Если же в это поле поставить галочку, то категории из данного классификатора можно будет использовать и в операциях перевода. При этом, если для классификатора установлен режим «Разделять по виду операции», то для операций перевода будет создано отдельное дерево.