Насчет второго предложения.
Может быть можно в вариантах фильтрации указать фильтр по примечаниям, чтобы искать по частям фразы из примечания? Получилось бы что-то вроде поиска по keywords. Таким образом можно в примечании указать ключевое слово-метку, а потом по поиску выбрать записи с нужной меткой.
 
Dervish: И почему мне самому эта идея не пришла в голову? Спасибо, Артём! Вот только, когда ещё руки до неё дойдут?...