снабжаю запись уникальным идентифицирующим кодом, в случаях, когда мне нужно сослаться на запись я могу обратиться по ее коду...
 
DHLR
DTRN
NRNR
DTRS
AERT
RLMB
HDCY
DKCH
 
это зашифрованные по имени фамилии сотрудники - в таком виде я воспринимаю запись легко, и это гораздо короче чем Жан-Мари Ван Дер Эльст