...подотчетного лица заводить отдельный счет. Тогда сразу будет видно, кто какую сумму держит на руках и не отчитался за нее. Выдача подотчет - перевод со счета кассы на счет сотрудника. Отчет - расходные операции со счета сотрудника. Возврат подотчета - перевод со счета сотрудника на счет кассы.