Когда-то я тоже хотела, чтобы план счетов был небольшим. Но со временем пришла к выводу, что "дробление" счетов и неизбежно, и удобно в учёте. В AbilityCash веду исключительно личную домашнюю бухгалтерию, но весьма подробную. В настоящий момент у меня только незакрытых счетов - 286. И это практически неизменное количество, потому что уже заведены счета на все случаи жизни.
 
Классификаторами практически не пользуюсь, предпочитаю "дробить" счета и группировать их в папки. В вашем случае я бы и кассу разбила на несколько счетов, сгруппировав их потом в одну папку. Как минимум, завела бы счета Касса-Зарплата, Касса-Подотчёт, Касса-Прочее в одной папке Касса. Этодаёт возможность, например, видеть, сколько можно взять из кассы на какие-то прочие расходы без ущерба для выдачи в подотчёт и выплаты зарплаты. Ну, а если остаток по общей папке Касса превышает допустимый лимит, то сразу видно, что нужно делать: поторопить сотрудников с получением подотчётных наличных или зарплаты, куда-то быстро направить излишек или сдать его в банк.
 
Ещё одна очень удобная для меня вещь - несколько планов счетов. В первом, основном, плане счета у меня сгруппированы по моим обязательствам и по целям, на которые деньги предназначены. Можно сказать, что это группировка по признаку активные/пассивные счета с соответствующей детализацией.
Во втором плане счета сгруппированы по месту нахождения денег: дома, на работе, в кошельке, в банках. Группа банковских счетов разделена на группы по банкам, каждая из которых ещё разделена на группы по депозитным счетам.
Это позволяет в любой момент простым выбором нужного плана счетов видеть, с одной стороны, сколько имеется денег на конкретные цели и нужды, а с другой - где эти деньги находятся.
 
С точки зрения денег фирмы, да, необходимо заводить счета по каждому сотруднику и для учёта подотчёта, и для других выплат, не связанных с зарплатой. Но, сгруппировав в одном плане эти счета по виду выплаты, можно видеть, сколько, например, всего выдано в подотчёт и кому конкретно, а сгруппировав в другом плане эти же счета по отдельным сотрудникам, можно видеть, сколько каждому выдано и на какие цели.
 
Кстати, у меня есть ещё один план счетов "Варианты", в котором 3 группы: закрытые счета, некая цель и остальные счета. Смысл в том, что предполагается сделать некую крупную покупку (это цель), но стоимость приобретения может быть подороже или подешевле. Главное, чтобы покупка была по средствам. И здесь я простым перетаскивание счетов в группу цели смотрю, на какую стоимость я могу рассчитывать, если использую деньги нескольких счетов. Т.е., фактически определяю стратегию: купить сейчас подешевле или ещё накопить и взять подороже. А если брать сейчас, но подороже, то где можно или где придётся "ужаться" в расходах. А если покупку нужно будет делать срочно, а денег не хватает, то на какую сумму придётся брать кредит и т.д.