Для масштабных задач, с большим количеством пользователей, все же лучше использовать соответствующие инструменты, 1с например.
Веб-сервисы тут не лучшее решение, ибо такие системы должны быть закрытыми, и их достаточно.
 
Для одного-двух-трех пользователей, думаю достаточно и оффлайн клиента с синхронизацией.
Если говорить об ХМЛ, то тут напрашивается танец с бубном.
К примеру, совместно трудятся два орка, соответственно файлы БД разные.
В конце или в течении раб. дня орки экспортируют ХМЛ на сервер.
На сервере данные объединяются, после этого можно усуществлять импорт на места. Это как бы теоретически.
 
Чтобы хоть как-то, все что выше, автоматизировать, понадобится библиотека имп/эксп с внешними АПИ для пролграммного взаимодействия с базой и отправки данных в сеть. По расписанию или еще как, это уже не важно.
 
Ну а хостить для начала можно на GAE (Python), бесплатных квот я думаю может хватить на долго. Но это нужно тестировать.
Либо использовать любой другой коммерческий хост. Оплачивать либо донэйтом, либо ввести абон плату исходя из расходов
на содержание, т.е. чем больше пользователей, тем меньше сумма.
 
И вообще, для начала вопрос: нужно ли это массам? Как много из здешних нуждаются в подобной схеме? Или делать по принципу "щоб було"!?
Я уже говорил, мне лично Дропбокса "за глаза". Хотя что будет дальше не знаю.