Для этих целей я использую специальный счет с названием "Общак".
1. Когда возникают подобные затраты я делаю перемещение со счета "Карман" на счет "Общак" на сумму которую я потратил;
2. Затем когда выполнен расчет "кто кому чего должен" я делаю две операции:
2.1 Перемещение со счета "Общак" на счет "Карман" на сумму которую мне вернули;
2.2 Сумму остатка на счете "Общак" списываю операцией расхода по статье затрат;