А чем не нравится бюджет и классификаторы?
 
В классификаторе вносится запись "Бензин".
 
В бюджете настраивается статья "Бензин", статьи в ней участвуют все, только расход, классификатор "Бензин". В начале месяца устанавливается лимит ХХ рублей, в течение месяца визуально можно видеть и план и факт.
 
Доп. счетов не нужно.