Учет совместных расходов

Учет совместных расходов BillyBones 30/05/2014 20:12 #

Веду учет собственных средств, есть счета, соответствующие наличным, банковским счетам и т.д., есть счета контрагентов (учет задолженностей).
Появилась необходимость учитывать траты, совместные с другими людьми, и еще не оплаченные, но уже выставленные к оплате счета. Я так понимаю, что нужно завести промежуточный счет, чтобы не приходилось каждый платеж сразу раскидывать на всех участников, но мне кажется, что одного промежуточного счета не хватит, нужно как минимум два.
Как посоветуете удобнее организовать такой учет?

Как-то Вы все в одну кучу... Dervish 31/05/2014 12:20 #

Давайте попробуем разделить.

1. Совместные траты с другими людьми. Ну тут два варианта, если Вы пользуетесь двойной записью, то просто создаете счета для других людей и учитываете на них все что нужно.

Если же Вы используете операции прихода и расхода для учета доходов и трат, то я рекомендовал бы операциями прихода и расхода учитывать движение только лично Ваших денег. А взаиморасчеты с другими людьми проводить операциями перевода.

2. Выставленные но неоплаченные счета можно вносить в программу в виде невыполненных операций. В момент выполнения достаточно будет просто сделать один единственный клик чтобы выполнить операцию. Кстати, в отчетах, на графике остатков по счетам невыполненные операции будут показываться красной пунктирной линией, так что всегда можно будет увидеть, как много денег предстоит списать.

я пару слов из опыта куверти3 01/06/2014 14:54 #

Цифры не по пунктам, просто разные мысли.

1. Для больших списков покупок лучше всё же пользоваться какими-то другими программами, которые позволяют набирать позиции чеков по типу накладной - в чеках из гипермаркетов может быть до 100 позиций.

2. Это не реклама, а наводка - есть бесплатные версии программ, урезанные в функционале, но позволяющие вести то, что в п.1 - например, Диста ERP 5 или Инфо-Предприятие.

3. Эти программы позволяют сохранить логику бизнес-процесса: вот вам\вы должны (выставление счета), вот вам\вы оплатили (платёжное поручение, карта или наличка), вот вы услугу\товар отдали\получили (расходная накладная).
Кстати, удобно для ведения ИП или совместных покупок в интернете.

4. П.3. не говорит о смене платформы, просто другие программы позволяют делать то, что не делает эта. В абилити мы ведём в этом случае управленческий учёт, даже пусть будут две программы вместо одной.

5. если не уходить в другие программы, то это громоздко. на вышеприведённом примере это будет так: папки Долг и Оплачено, в них папки Иванов (Петров Сидоров), и в них уже счета по проектам или партиям. Отдельно надо вести при необходимости папку с самими материалами или услугами. только управленческий учет позволит вести в минимуме лишь один счет: Иванов (Петров Сидоров), и ваш.

6. чек-бокс по выставленным счетам - это гуд, но оплата в общем случае может не совпадать со счётом.

Логика бизнес-процессов. Dervish 01/06/2014 20:09 #

Задумывался о реализации бизнес-процессов, может быть в перспективе попробую сделать свою реализацию. Можете порекомендовать, в каком продукте (Диста, Инфо-Предприятие или где-то еще?) этот механизм сделать лучше, чем в других?

Буду признателен, если ткнете носом, ну чтоб мне время не терять на поиск.

Спасибо.

я посмотрю куверти3 02/06/2014 00:43 #

Сейчас уже поздно увидел ответ :-)
Формально я пробую и Дисту и Инфо, разнёс их под разные задачи.
Я сам консультант по SAP ММ\SD.
Поэтому, я бы поспрашивал:
- будет ли это отдельный продукт или модуль абилити?
- ориентация на бизнес или на домашнее применение?

По мне, так лучше б написать, там в программах много лишнего (если для дома).
Я бы тогда попросил о хоум инвентори задуматься.

Пока напишу, что может мешать использовать абилити для мелкой  подработки в вида совместных закупок.
- Товар приходит в одной упаковке (кг), а продаём в другой (г, мл); Следовательно, если используем для каждой фасовки отдельный счёт (в рамках текущих возможностей), то не хватает простого перемещения материал - материал.
- Необходимо создание комплекта: если мы продаём жидкость, то под неё надо тару-флакон, и тогда желательно, чтобы флаконы выбирались включать их автоматически в заказ, или пусть  принесут свою тару и мы зальём;
- Необходимо наличие простого товарного отчёта: заказано, в наличии, в плане поставки, нужно заказать;
- По-хорошему, бизнес-процесс выглядит так: заказ - это должно быть типа счёта на оплату, сформироваться заказ на поставку по заказам клиентов, ставим чек-боксы что заказано, что берём из склада, ставим чек-боксы, что поступило; в деньгах важно отдали счёт, получили оплату (в общем, неважно как, это перевод с клиента на один из наших счетов нал или  безнал), получили баланс в результате - кто кому сколько должен.
- Поставка пришла, желательно как-то раскидать стоимость доставки по клиентам (обычно в зависимости от веса). В SAPе мне нравится как реализовано: доп. условия - и распределяется на материалы пропорционально стоимости. А тут можно категорию указать для выбора стоимость или вес или что-то.
- В итоге чек-бокс по тому же бланку заказа - отдали товар-не отдали.
- И, конечно, собственный "бизнес" - процент комиссии организатора, который дополнительно указывается от суммы счёта (хотя можно сделать как вторую строку условия, как в предыдущем пункте, но только необходимо выбрать категорию Стоимость для раскидывания по позициям заказа, или формировать одну общую сумму как-то).
Т.е. по факту можно формировать один бланк с позициями, а несколько столбцов чек-боксов и несколько общих сумм для всего заказа. Зато должно формироваться множество отчётов:
- недозаказ для поставки;
- недопоставка;
- поставили не то, что заказали;
- оплачено;
- неоплачено;
- неоплачено поставщику;
- позиции отложены для бартерного обмена, не включены в оплату, но включены в счёт и подлежат учёту в сверке взаиморасчетов.
- сверка взаиморасчетов: сальдо прошлого периода, заказ, оплата, долг, новое сальдо.

Я уже слишком грузанул, да?
:-)

Дааа, в такой постановке... Dervish 02/06/2014 22:28 #

...задача выглядит слишком сложно. Мне все еще не хочется связываться со складским учетом и сопутствующей логистикой.

Спасибо за подробный ответ. Если позволите, пока эта тема "на раздумье".

:-) куверти3 02/06/2014 23:23 #

Дервиша напугали :-)

Если серьёзно, что есть SAP? Заполнение таблиц первички и вытаскивание из них таблиц отчётов.
И упомянутые мной программы решают какую задачу? Где-то управленческую отчётность, где-то бух. проводки, где-то что-то.
Что хорошо в абилити? Масштабируемость и быстрая настраивамость. Я в одной из схем считаю время. Это такая у меня валюта, типа. Учёт рабочего времени.
С 2007 года сижу на этой программе и что только и как только не считал?! И задачи были разные: сначала вести детальный учёт. Потом считать по развёрнутой схеме счетов, используя разные разрезы (классификаторы). Сейчас использую схему переводов, вместо расхода, и она мне не нравится.
Сейчас понятно, что важно иметь "слепок" финансового состояния, т.е. сколько средств на каком физическом или виртуальном ресурсе, что можно использовать. А это столько строк, сколько счетов, ну по кредиткам группа из двух счетов - лимита и остатка.
Поэтому схема с одним списком и чек-боксами в части управленческого учёта видится не сколько сильно упрощённой, сколько более жизнеспособной.
Поэтому в абилити буду использовать бюджетинг и укрупнённые движения, а детали - при желании - в других программах. Шурупы и саморезы можно, и даже нужно, так как логично, использовать в программах, которые умеют строить товарные отчёты.

Dervish, у Вас же есть целый список хотелок, Meinfin 02/06/2014 19:15 #

от жаждущих пользователей, очень бы хотелось что они были реализованы.
Но было бы интересно услышать что вы вкладываете в понятие "бизнес-процесс".
Приходится сталкиваться с SAP с позиции админа предприятия на котором он внедрен - очень не хочу чтобы Ability стал на него похож (ну разве что по размеру прибыли которую он приносит своим владельцам))

А никто и не отказывается от... Dervish 02/06/2014 22:39 #

...работы над хотелками. Мало того, так получилось, что в последнее время я стал гораздо больше времени уделять AbilityCash. Так что дело стало двигаться быстрее.

Как человек, никогда не работавший со складом, логистикой и не имевший к этому виду деятельности никакого отношения, под бизнес-процессом я, скорее, понимаю комплекс взаимодействия между сотрудниками компании и клиентами (партнерами). Вряд ли я смогу сделать что-то стоящее для складского учета, для этого нужно иметь соответствующий опыт.

Да, тянутьсяв сторону SAP и в мыслях не было. Даже как-то само упоминание SAP возникло слишком неожиданно. Кесарю - кесарево, а слесарю - слесарево. В общем, мы как-нибудь лучше продолжим работу над начатым.

Честно говоря я не вижу в Абилити представления того ... Amundsen 05/06/2014 12:43 #

... что можно было бы именовать "бизнес-процессами". Это же все-таки не ERP.

спасибо за наводку BillyBones 03/06/2014 20:38 #

куверти3, спасибо за наводку. Но у меня не совместные закупки. В моей ситуации людей участвует совсем мало и они не меняются, кроме того склад мне учитывать не нужно, только платежи. Правильно я понимаю, что указанные вами программы будут в этой ситуации слишком "тяжеловесны"?

Давайте, я более четко опишу задачу... BillyBones 03/06/2014 20:34 #

Dervish,
благодарю за ответ. Я стараюсь придерживаться принципа использования расходных/приходных операций там, где это касается меня, и операций перевода для учета расчетов с контрагентами. Я не совсем понимаю, как можно применить запланированные операции в моей ситуации. Наверное, я не совсем полно ее описал, сейчас попробую исправиться.
Мы с друзьями скидываемся каждый месяц, из общих денег я произвожу некоторые траты. Хочется отслеживать, сколько этих "общих" денег осталось. Кроме того, часть общих денег уходит еще одному человеку, причем не единовременно, и задолженность перед ним тоже хочется учитывать (хотя это не обязательно).
Есть еще одно пожелание: если я трачу "общие" деньги не наличными, а банковским переводом/картой, то хочется, чтобы по банковскому счету отражалась одна операция на действительную сумму (а не несколько операций в соответствие с количеством людей, на которых эту оплату нужно поделить). Как я понимаю, этого можно добиться только заведением каких-нибудь промежуточных счетов, на которые выполнять перевод на всю сумму, а уже с них списывать свою часть расходом.

Если все это учитывать проблематично, то, может быть, у вас будут идеи как это учитывать хотя бы, чтобы была непротиворечивая система операций, пусть без возможности видеть остатки общих денег и задолженностей.

рискну предположить куверти3 04/06/2014 00:01 #

нужен один транзитный счет, причём в составе группы со счетами участников-вкладчиков, т.к. тогда будет виден баланс группы - группа должна или наоборот, и с транзитного счёта можно учитывать долг перед третьим лицом.

по вопросу о тех программах: вам нужно самому смотреть, но если нет движения списков материалов, то абилити достаточно для решения вашей задачи.

Соглашусь с уважаемым куверти, ... Dervish 05/06/2014 01:31 #

...без дополнительных счетов тут не обойтись.

Как минимум один счет создается для учета общих денег. Собственно, Вы сами написали что этот счет необходим:

Хочется отслеживать, сколько этих "общих" денег осталось.

Если нужно отслеживать остаток, то это отдельный счет. Я бы назвал этот счет "Подотчет". С Вашим "еще одним человеком" аналогичная ситуация: если нужно отслеживать задолженность перед ним, то это еще один счет.

Вообще, я рекомендую всегда задаваться вопросом: нужно ли отслеживать остаток? Если есть необходимость в любой момент времени видеть остаток на странице счетов, то таки да, нужен отдельный счет.

Немного сложнее с операциями, которые нужно вводить в каждой ситуации.

Для своего учета я выработал правило: все, что я записываю операциями расхода (неважно по какому именно счету), это мои личные расходы. Аналогично с доходами.

Такой эгоистический подход дает мне одно преимущество: когда я строю свой бюджет или просто анализирую структуру своих доходов и расходов, мне не нужно играть с собой в угадайку, какой счет следует включать в расчет, а какой - нет. Я просто отмечаю все счета и понимаю, что поступил правильно.

Если у меня есть общественные деньги, которые мне не принадлежат, то, в соответствии с моим подходом, я не могу записывать траты общественных денег операциями расхода. Потому что тогда они смешаются с моими личными расходами и получится плохо. Да и, на самом деле, общество жаждет от меня отчета по расходованию общественных денег, но обычно не просит дать аналитику, сколько процентов ушло туда или сюда.

В общем, я клоню к тому, что я завел бы еще один счет "Расчеты с обществом" и в момент получения общественных денег я делал бы операцию перевода с этого счета на "Подотчет". Трата общественных денег - обратный перевод с "Расчетов..." на "Подотчет".

В итоге получится такая небольшая двойная запись. Но главное в том, что при таком учете достигаются описанные выше цели.

Форум Учет совместных расходов