Красивое решение учёта задолженности по зарплате

Красивое решение учёта задолженности по зарплате ERG121 25/09/2013 06:51 #

Здравствуйте! Учёт ведётся от лица фирмы, имеющей несколько сотрудников, разделяемых по одноимённому классификатору "Сотрудники". Есть несколько счетов с наличными и безналичными деньгами, типа "Банк1", "Банк2", "Касса". Фактическая выдача зарплаты оформляется как расход с одного из денежных счетов с классификатором сотрудника.
Не могу красиво оформить начисление зарплаты без фактической выплаты сотруднику (то есть, фактически, задержку зарплаты), чтобы можно было смотреть кому и сколько фирма должна в текущий момент и при фактической выплате денег долг бы автоматически сокращался.
Если бы просто заняли денег у сотрудника, была бы простая схема "Перевод средств от сотрудника к фирме (образование задолженности) - Перевод от фирмы к сотруднику (возврат долга)". А здесь получается "Расход от фирмы к сотруднику (пусть и не состоявшийся пока фактически) - Перевод (?) от сотрудника обратно в контору (поскольку деньги ему так и не выдали).
Поделитесь, пожалуйста, своими соображениями...

Насчёт красоты не знаю, но можно сделать так: max_shadow 25/09/2013 10:48 #

Для каждого сотрудника заводится отдельный счёт. Начисление зарплаты проводится операцией расхода со счёта сотрудника. В общем случае, на счету пользователя образуется отрицательный остаток, означающий долг по з/п. Фактическая выдача оформляется переводом со счёта фирмы на счёт сотрудника и уменьшает задолженность фирмы перед сотрудником.

Если выделить все счета сотрудников в отдельную группу, то можно увидеть суммарную задолженность по зарплате.

Классификатор "Сотрудники" в этом случае становится избыточным.

Спасибо за вариант, честно говоря, сам начал с похожего. ERG121 25/09/2013 17:32 #

К сожалению, классификатор "Сотрудники" нельзя сделать избыточным, поскольку он очень хорошо отражает физические объекты (людей) в программе. Кроме начисления зарплаты, могут быть ещё подотчёты, премии... В общем, до последнего не хотелось бы раздувать счета.

Могу предложить... Dervish 25/09/2013 11:14 #

...следующую схему:

1. Разделить начисление заработной платы и выплату зарплаты сотрудникам на две отдельные операции.

2. Начисление заработной платы выполнять операцией перевода со счета компании на счет физического лица. В этом случае на счете формируется положительный остаток. И если собрать счета физических лиц в отдельную группу (папочку), то сразу будет видно, какая реальная задолженность есть у компании перед всеми сотрудниками и перед каждым из них.

3. Выплата заработной платы в этом случае может выполняться в виде операции расхода со счета этого физического лица. Естественным образом уменьшая этот самый положительный остаток. Соответственно, переплаты заработной платы (если вдруг такие окажутся) будут фиксироваться в виде отрицательного остатка и, опять же, естественным образом, будут учтены при следующих расчетах с данным физическим лицом.

-------------------------------------------------

Если Ваша компания входит с сотрудниками в долговые отношения, привлекает у сотрудников займы, то лучше для учета займов использовать отдельные счета, не учитывать займы на счетах расчетов по заработной плате. И лучше счета займов сгруппировать в отдельной папочке.

Кстати, в этом случае погашение займа за счет выплаты заработной платы оформится в виде перевода со счета для учета зарплаты на счет займа.

Не ожидал... ERG121 25/09/2013 18:40 #

такой быстрой реакции от патриарха

Хотелось бы выразить искреннюю признательность за Вашу программу и восхищение Вашим образом мышления, спасибо большое!
По Вашему ответу вижу, что не полностью задал вопрос, побоялся большого количества букв.
В моём плане счетов две основных группы счетов: Активы (деньги в разных местах, стоимость оборудования, сырья на складе, продукции на реализации, то есть величины положительные) и Пассивы (долги, займы, кредиты, то есть величины отрицательные). Таким образом, всегда видно, чем я могу располагать при ведении деятельности (только Активы) и "сколько я стою в действительности" (Активы - Пассивы). Для ведения бизнеса это очень удобно. В идеале, хотелось бы чтобы начисление зарплаты уводило в ещё больший минус какой-либо из счетов группы Пассивов (то есть при начислении зарплаты долги компании выросли), но счета из группы Активов не должны измениться (во-первых, до момента фактической выплаты и неизвестно, с какого счёта будет списание, налом из кассы или со счёта в банке на карточку сотруднику. А во-вторых, от факта начисления зарплаты деньги в кассе не уменьшаются, равно как и у сотрудника в кошелке не прибывает).
К сожалению, создать "минус" в балансе можно только расходом, а не переводом, как справедливо указал Max_Shadow в своём ответе. Но тогда в отчётах с момента начисления у человека будет неправильный итог по зарплате, поскольку в отчетах не будет различий между уже выплаченными и только начисленными суммами. Если расход делать без указания сотрудника, то общая задолженность будет видна, но откуда потом брать деньги на фактическую выплату сотруднику?
P.S. Скорее всего, в полном объеме задача не решается, придётся искать компромиссы.

Почему неправильный итог по зарплате? latan 25/09/2013 23:37 #

Заведены счета по каждому сотруднику. Сгруппированы в отдельную папку. Начисление зарплаты одному сотруднику - одна операция расхода по соответствующему счёту. Всем начислили - деньги фирмы уменьшились, появился долг перед сотрудниками. По общей папке виден общий долг, по отдельному счёту - долг перед каждым сотрудником.

Выплата зарплаты - перевод с банковского счёта или из кассы на заведённый на каждого сотрудника счёт. Долг фирмы перед сотрудниками при этом уменьшается и после полной выплаты всем начисленной зарплаты становится нулевым. На общее количество денег фирмы это не влияет, т.к. деньги фирмы уменьшились ещё в момент начисления. На графике остатков по счетам (если выбрать общую папку счетов сотрудников или счёт по отдельному сотруднику) видно, когда было начисление (график уходит вниз), сколько дней задержка в выплате, когда была выплата (график возвращается вверх). Обороты тоже вполне информативны.

Кстати, тут где-то на форуме раньше автор более подробно писал о такой форме учёта, в том числе и о кредитах и займах.

При наличии индивидуальных счетов для каждого сотрудника всё хорошо... ERG121 26/09/2013 07:04 #

Видимо, Вам кажется очень странным моё нежелание заводить персональные счета для сотрудников. Дело в том, что в полной мере мои потребности в учёте удовлетворяются только при одновременном наличии в базе классификатора "Сотрудники" (для учёта подотчёта и других выплат, не связанных с зарплатой) и фактически одноимённых этому классификатору личных счетов сотрудников по зарплате. Это явная избыточность в базе данных и это именно то, что я в названии темы подразумевал под "некрасивым решением". Или, если без классификатора, будет папка "Зарплата" и в ней именные счета сотрудников и отдельно будет папка "Подотчёт" и в ней абсолютно те же именные счета, которые ещё надо будет как-то дополнительно помечать в наименовании, чтобы они не путались с именными счетами по зарплате.

Но, поскольку правильный учёт денег важнее эстетизма, придётся последним пожертвовать

Ну, сейчас дерево счетов подопухнет...

А если так? Дим(м) 26/09/2013 12:46 #

А почему бы не сделать "Зарплату", "Подотчёт" и "Другие выплаты" статьями расхода?

Тогда в дереве счетов будет просто ветка "Сотрудники" с именными счетами, без повторений. А "тип учёта" будет задаваться статьями (ну или отдельным специальным классификатором, если так удобнее - для него ещё можно будет включить опцию "Использовать в переводах").

Остатки по именным счетам тогда будут показывать "общий баланс" каждого сотрудника. А для анализа задолженности по з/п или подотчёта можно будет настроить вкладки с отчётами.

P.S. Я очень далёк от бухгалтерии. Так что не пинайте сильно, если сморозил тут.

Арифметически всё верно, но теряется физический смысл средств на счетах ERG121 26/09/2013 18:15 #

Последний абзац у Вас справедливо описывает с точностью до наоборот то, что мне нужно видеть. Вообще, любой руководитель стремится видеть общую картину всех дел без излишней детализации. То есть в бизнесе крутится некое в среднем постоянное количество денег. Они просто перемещаются между деньгами в кассе, материалами на складе и готовой продукцией в магазине. Со временем глаз привыкает, например, что на счетах примерно миллион, материалов примерно на миллион, а в подотчёте крутится полмиллиона. И если достаточно длительное время в кассе денег оказывается меньше, то это не означает что их украли, а почему то купили больше материалов, чем обычно, или давно с подотчётников не собирали отчёты.
Другими словами, намного важнее на первой странице счетов видеть общую сумму в подотчёте, а кому и сколько конкретно выдано можно и в отчёте потом посмотреть.
Надеюсь, смог немного прояснить Вам специфику управленческого учёта

Ну что делать... latan 27/09/2013 01:47 #

Когда-то я тоже хотела, чтобы план счетов был небольшим. Но со временем пришла к выводу, что "дробление" счетов и неизбежно, и удобно в учёте. В AbilityCash веду исключительно личную домашнюю бухгалтерию, но весьма подробную. В настоящий момент у меня только незакрытых счетов - 286. И это практически неизменное количество, потому что уже заведены счета на все случаи жизни.

Классификаторами практически не пользуюсь, предпочитаю "дробить" счета и группировать их в папки. В вашем случае я бы и кассу разбила на несколько счетов, сгруппировав их потом в одну папку. Как минимум, завела бы счета Касса-Зарплата, Касса-Подотчёт, Касса-Прочее в одной папке Касса. Этодаёт возможность, например, видеть, сколько можно взять из кассы на какие-то прочие расходы без ущерба для выдачи в подотчёт и выплаты зарплаты. Ну, а если остаток по общей папке Касса превышает допустимый лимит, то сразу видно, что нужно делать: поторопить сотрудников с получением подотчётных наличных или зарплаты, куда-то быстро направить излишек или сдать его в банк.

Ещё одна очень удобная для меня вещь - несколько планов счетов. В первом, основном, плане счета у меня сгруппированы по моим обязательствам и по целям, на которые деньги предназначены. Можно сказать, что это группировка по признаку активные/пассивные счета с соответствующей детализацией.
Во втором плане счета сгруппированы по месту нахождения денег: дома, на работе, в кошельке, в банках. Группа банковских счетов разделена на группы по банкам, каждая из которых ещё разделена на группы по депозитным счетам.
Это позволяет в любой момент простым выбором нужного плана счетов видеть, с одной стороны, сколько имеется денег на конкретные цели и нужды, а с другой - где эти деньги находятся.

С точки зрения денег фирмы, да, необходимо заводить счета по каждому сотруднику и для учёта подотчёта, и для других выплат, не связанных с зарплатой. Но, сгруппировав в одном плане эти счета по виду выплаты, можно видеть, сколько, например, всего выдано в подотчёт и кому конкретно, а сгруппировав в другом плане эти же счета по отдельным сотрудникам, можно видеть, сколько каждому выдано и на какие цели.

Кстати, у меня есть ещё один план счетов "Варианты", в котором 3 группы: закрытые счета, некая цель и остальные счета. Смысл в том, что предполагается сделать некую крупную покупку (это цель), но стоимость приобретения может быть подороже или подешевле. Главное, чтобы покупка была по средствам. И здесь я простым перетаскивание счетов в группу цели смотрю, на какую стоимость я могу рассчитывать, если использую деньги нескольких счетов. Т.е., фактически определяю стратегию: купить сейчас подешевле или ещё накопить и взять подороже. А если брать сейчас, но подороже, то где можно или где придётся "ужаться" в расходах. А если покупку нужно будет делать срочно, а денег не хватает, то на какую сумму придётся брать кредит и т.д.

Счета завёл волевым усилием, хотя до сих пор считаю, что это не совсем верно... ERG121 27/09/2013 06:31 #

Уверяю Вас, что имея возможность беспроблемно и легально приобрести любую бухгалтерскую программу, использую AbilityCash не из жадности, а исключительно из-за её гибкости и удобства. Сейчас на рынке это уникальный продукт-монополист, в котором и кнопок то всего ничего, но альтернативы нет даже отдалённо приближающейся.
Возвращаясь к началу темы, задача решена, но не естественным образом, избыточность почти всегда это не хорошо. Честно говоря, я внутренне содрогаюсь, когда вижу эти подсчета "ПО Иванов", "ЗП Иванов" и т.д. Следовательно, либо моя задача надумана (хотя возникновение задолженности без предварительного перевода средств это обычное явление в реальной жизни, взять хотя бы и начисление зарплаты), либо в программе отсутствует механизм для отражения этого.
Чтобы баланс компании соответствовал действительности, я хочу видеть возникновение у компании задолженности (увода в больший минус пассивов) при начислении зарплаты. То есть наряду с приходами и расходами появляется операция "пообещать" денег, которая впоследствии либо будет закрыта переводом из кассы при выплате зарплаты, либо приходом со статьей "Обманутые вкладчики", если вдруг жадные боссы зарплату решат не платить. То есть это учёт неких намерений, а не движения денег.
Нужно будет подумать на досуге, нельзя ли это выполнить лаконично и не ущемляя нынешнее удобство пользования программой.

Если придумаете latan 28/09/2013 01:37 #

Если придумаете, не сочтите за труд, поделитесь, пожалуйста.

Остановился на следующем варианте... ERG121 06/10/2013 21:55 #

... в папке Пассивы завёл счёт "Задолженность по зарплате". Начисление зарплаты конкретному лицу производится списанием с этого счёта с использованием классификатора "Сотрудники" (ура!). В этот момент баланс компании "проседает", поскольку Пассивы уходят в минус.
Фактическая выплата производится переводом с одного из денежных счетов на счёт "Задолженность по зарплате" на лицо, также указанное в классификаторе. В этот момент баланс компании не изменяется (поскольку, как почти честный человек, морально смирился с расходами на зарплату ещё на этапе начисления), но доступные деньги в папке Активы уменьшаются (поскольку всё-таки были найдены силы с деньгами расстаться и эти деньги сотрудник унёс домой).
При этом всё это время на главной странице счетов в пассивах видно, сколько всего денег компания задолжала сотрудникам (пассивы с минусом) либо переплатила (пассивы с плюсом).
В отчёте по счёту "Задолженность по зарплате" можно видеть выплаченную сумму, начисленную сумму и даже остаток суммы к выплате. Причём, в зависимости от значения классификатора "Сотрудники", как общую, так и по каждому в отдельности.

Найдено ещё одно доказательство совершенства программы AbilityCash

Это действительно хорошая программа. (-) Прохожий 23/10/2013 15:08 #

Форум Красивое решение учёта задолженности по зарплате