...про суммирование счетов и понял, что без некоторого вступления все же не обойтись. Давайте хоть немного попробую пояснить про идеологию программы.
1. Хотя AbilityCash позволяет построить учет на основе двойной записи (только операциями перевода), все-таки эта программа ориентирована в большей степени на использование операций прихода, расхода и, в меньшей степени, перевода.
2. Операции прихода используются для учета поступлений, например, зарплата, дивиденды, выручка от реализации товаров и услуг и т.д. Интуитивно понятно, что операция прихода просто увеличивает остаток по счету на сумму прихода.
3. Операции расхода используются для оформления любых расходов, которые не нужно впоследствии как-то отслеживать, например, заплатили за аренду и забыли - обязательство выполнено и славненько. Так же понятно, что операция расхода просто уменьшит остаток по счету на сумму расхода.
4. Операция перевода всегда уменьшает остаток по одному счету и одновременно увеличивает остаток по другому счету. Операции перевода используются в основном для оформления операций, которые должны быть отслежены в будущем. Например, вы выдаете займ и впоследствии этот займ нужно "не потерять", вовремя востребовать да и вообще помнить, что он был выдан. Второй пример использования операций перевода - валютообменные операции. Например, покупка долларов США за российские рубли - типичный пример операции перевода.
А теперь давайте от простого к сложному. Вначале рассмотрим просто личный учет по одному единственному счету "Наличные" в российских рублях. Тут все просто: зарплату проводим операциями прихода, ну а все расходы, соответственно, операциями расхода. При этом остаток по счету "Наличные" всегда будет больше нуля и соответствовать имеющимся наличным деньгам.
Теперь допустим, наше физлицо начинает откладывать деньги в кубышку. Для этого заводим второй счет "Кубышка" тоже в рублях. Помещение денег в кубышку выполняется операцией перевода со счета наличных на счет кубышки. Ну а изъятие из кубышки, соответственно, обратным переводом. При этом, остатки по счету "Кубышка" у нас в любом случае должно быть либо равно 0 (если кубышка пуста) либо большим 0 (если там что-то лежит).
Совершенно аналогично -с валютной кубышкой. Операции перевода не содержит требований чтобы оба счета должны быть в одной и той же валюте.
Далее, допустим наше физлицо берет рублевый наличный кредит в банке. Заводим счет "Кредит" в рублях. Получение кредита - операция перевода со счета кредита на счет "Наличные". При этом, сразу в момент получения кредита счет "Кредит" уйдет в отрицательный остаток. Вот этот самый отрицательный остаток (показывается красным) по сути будет являться напоминанием о том, что у вас есть непогашенное обязательство.
Если физлицо выдает деньги в долг, то разумным для долга завести отдельный счет и выдачу в долг оформлять операцией перевода со счета "Наличные" на счет "Выдано в долг" на сумму долга. Тогда остаток по счету "Наличные" уменьшится на сумму выданного займа (что нам и нужно), а остаток по счету "Выдано в долг" будет положительным до момента погашения долга.
Соответственно, выдача подотчета: перевод со счета "Наличные" на счет "Выдано в подотчет". Обратите внимание: положительный остаток по счету "Выдано в подотчет" показывает сумму, на которую лицо должно отчитаться перед вами. Когда лицо отчитывается за подотчет, это можно провести операциями расхода прямо со счета подотчета. Неиспользованная сумма может быть возвращена обратно операцией перевода.
Получение подотчета: перевод со счета "Получено в подотчет" на счет "Наличные". Отрицательный остаток по счету "Получено в подотчет" показывает сумму, за которую вам предстоит отчитаться.
Я не случайно останавливаюсь на том, какие именно остатки будут по каждому из приведенных счетов. Дело в том, что при таком подходе получается четкое правило:
1. Положительный остаток по счету показывает обязательство
перед вами. Сюда попадают все дебиторы, остатки по банковским счетам (это ведь обязательство банка перед вами, верно?), выданные подотчеты ну и наличные (кстати, это тоже обязательства перед вами, обязательства государства).
2. Отрицательный остаток по счету показывает
ваше обязательство. Сюда попадают все кредиторы (все полученные займы и кредиты, а так же полученные подотчеты).
Ну а теперь смотрите: если суммировать все все все остатки по счетам, то напротив строки "Все счета" получится сумма всех обязательств перед вами за вычетом всех ваших обязательств. Если угодно, можно считать, что эта цифра будет показывать "сколько вы стоите".
