Во-первых, можно убрать разделение на статьи дохода и расхода. Совсем убрать, все статьи станут и приходными и расходными. Лично я не стал бы так делать, все-таки я считаю что приходы по расходным статьям (и наоборот, расходы по приходным) будут нелогичны даже в Вашем случае. Но если Вы посчитаете, что это нормально, то описание того, как это сделать Вы сможете найти в моих сообщениях вот в этой ветке форума: http://www.dervish.ru/forum-theme.540/
 
Во-вторых, можно насоздавать счетов и все-таки видеть по ним суммарные остатки. Делается это так:
 
1. Вначале нужно включить настройку которая будет показывать все счета в виде дерева. Для этого из меню "Файл" выбираем пункт "Настройки базы..." и в появившемся окне настроек убираем самую верхнюю галочку.
 
2. Создаем новый групповой счет (неудачное название, наверное имеет смысл изменить этот термин на "папка счетов") который назовем "Наличные". Создается групповой счет точно так же как и обычный, только в диалоге создания счета надо указать вид счета "Групповой счет".
 
3. Далее, перетаскиваем в папку (групповой счет) "Наличные" все наши счета наличных и счета подотчетов.
 
4. На странице счетов в поле "Пересчитать остатки в валюте" выбираем рубли. И видим, что во второй справа колонке напротив счета "Наличные" у нас будет показываться суммарный остаток по всем счетам, вложенным в этот групповой счет.
 
Мне кажется, что второй вариант самый правильный. Но выбирать, конечно, Вам.