Общий счёт - это аккумулированная касса.
Групповой счёт - Родительские счета
 
На родительских счетах спокойно отмечаете, кто сколько сдавал.
Потом делаете проводки переводами на общий счёт.
С общего счёта расходы по факту.
Главное, в кол-ве ставит кол-во учащихся (полное), чтобы занть удельную стоимость расхода на 1 человека.
Тогда и будет легко вычислить при необходимости сумму, кто сколько должен по факту и кому должны.
 
Либо 2 вариант - удельный расход списывать с каждого счета, тогда 1 операцию надо повторить с каждым индивидуальным счетом.